Người thành lập doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm gì trước và sau đăng ký?

Trước khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người thành lập phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ; đồng thời cần xác định rõ ai chịu nghĩa vụ từ các hợp đồng phục vụ việc thành lập. Sau khi được cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các hợp đồng trước đăng ký theo cơ chế của Điều 18 Luật Doanh nghiệp, trừ trường hợp có thỏa thuận khác; người sáng lập vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ riêng theo tư cách thành viên, cổ đông, chủ sở hữu hoặc người quản lý nếu đảm nhiệm các vai trò đó.

Điểm quan trọng: “người thành lập”, “người ký hợp đồng”, “thành viên/cổ đông” và “người đại diện theo pháp luật” không mặc nhiên là cùng một người. Vì vậy, không thể kết luận tất cả người sáng lập đều chịu trách nhiệm cá nhân vô hạn đối với mọi nghĩa vụ của công ty.

Trước khi công ty được đăng ký, người thành lập có những trách nhiệm nào?

Kê khai hồ sơ trung thực, chính xác và hợp pháp

Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của thông tin trong hồ sơ đăng ký và các báo cáo theo quy định về đăng ký doanh nghiệp. Người chuẩn bị hồ sơ cần bảo đảm thông tin về chủ thể góp vốn, ngành nghề, địa chỉ, vốn và các nội dung bắt buộc phù hợp với thực tế và chứng từ liên quan.

Việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không có nghĩa cơ quan đăng ký kinh doanh xác nhận mọi thông tin khai báo đều đúng thực tế hoặc chịu trách nhiệm thay cho người kê khai. Các hành vi kê khai giả mạo, không trung thực, không chính xác và kê khai khống vốn điều lệ thuộc nhóm hành vi bị pháp luật nghiêm cấm.

Chịu trách nhiệm đối với hợp đồng phục vụ việc thành lập

Điều 18 Luật Doanh nghiệp cho phép người thành lập ký hợp đồng phục vụ việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký. Những hợp đồng này có thể liên quan đến thuê trụ sở, thuê dịch vụ thiết kế hoặc mua thiết bị phục vụ hoạt động dự kiến. Quyền ký trước không đồng nghĩa công ty chưa ra đời đã tự động là bên chịu nghĩa vụ trong mọi trường hợp.

Người ký cần làm rõ tư cách ký, nội dung công việc, phương thức thanh toán và cơ chế chuyển giao nghĩa vụ khi doanh nghiệp được đăng ký. Đặc biệt, cần dự liệu phương án nếu doanh nghiệp không được cấp giấy chứng nhận.

Trách nhiệm đối với hợp đồng thay đổi ra sao khi có kết quả đăng ký?

Ví dụ: Một nhóm sáng lập ký hợp đồng thuê văn phòng để chuẩn bị thành lập công ty. Nếu công ty không được cấp giấy chứng nhận, trách nhiệm hợp đồng không tự biến mất; người ký và những người cùng tham gia thành lập có thể phải thực hiện nghĩa vụ theo cơ chế liên đới nêu tại Điều 18. Nếu công ty được cấp giấy chứng nhận, cần thực hiện việc chuyển giao quyền, nghĩa vụ phù hợp với hợp đồng và pháp luật dân sự.

Sau đăng ký, người sáng lập còn chịu trách nhiệm cá nhân không?

Có thể có, nhưng không chỉ vì họ là “người sáng lập”. Trách nhiệm sau đăng ký phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, việc góp vốn, tư cách quản lý, hành vi cụ thể và các cam kết cá nhân đã ký. Cần phân biệt nghĩa vụ của pháp nhân công ty với nghĩa vụ riêng của từng cá nhân.

Trách nhiệm góp vốn và phạm vi chịu trách nhiệm theo loại hình

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, nguyên tắc chung là thành viên hoặc cổ đông chịu trách nhiệm về các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản của công ty trong phạm vi vốn góp hoặc cổ phần theo quy định pháp luật; tuy nhiên, các trường hợp chưa góp đủ vốn, vi phạm nghĩa vụ góp vốn hoặc hành vi vi phạm khác có thể dẫn tới hậu quả riêng. Không nên dùng nguyên tắc trách nhiệm hữu hạn để suy ra được miễn mọi trách nhiệm cá nhân.

Nếu thành lập doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động của doanh nghiệp. Đối với công ty hợp danh, thành viên hợp danh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về nghĩa vụ của công ty; thành viên góp vốn có phạm vi trách nhiệm khác theo luật.

Trách nhiệm khi đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc người quản lý

Người sáng lập đồng thời là người đại diện theo pháp luật phải thực hiện các nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng, trung thành với lợi ích doanh nghiệp và những nghĩa vụ theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp. Vi phạm gây thiệt hại cho doanh nghiệp có thể làm phát sinh trách nhiệm cá nhân theo pháp luật. Người quản lý còn chịu các nghĩa vụ phù hợp với chức danh, loại hình công ty và điều lệ.

Trách nhiệm do hành vi hoặc cam kết riêng

Việc công ty đã được đăng ký không tự động xóa trách nhiệm phát sinh từ hành vi vi phạm trước đó, nghĩa vụ chưa được chuyển giao hợp lệ hay cam kết do cá nhân tự xác lập, chẳng hạn nghĩa vụ bảo lãnh riêng. Cần xem xét từng văn bản và căn cứ pháp lý cụ thể để xác định ai phải thanh toán hoặc bồi thường.

Cần làm gì để hạn chế tranh chấp trách nhiệm khi thành lập công ty?

• Thống nhất bằng văn bản danh sách người tham gia thành lập, tỷ lệ hoặc phần vốn dự kiến góp, người được quyền ký và phạm vi ủy quyền.
• Kiểm tra thông tin hồ sơ đăng ký dựa trên giấy tờ, dữ liệu và thỏa thuận thực tế; không khai vốn hoặc thông tin chủ thể chỉ để đáp ứng hình thức.
• Với hợp đồng ký trước đăng ký, quy định rõ chủ thể ký, bên thanh toán, việc chuyển giao khi công ty được thành lập và cách xử lý nếu không được cấp giấy chứng nhận.
• Sau khi được cấp giấy chứng nhận, rà soát hợp đồng để thực hiện việc chuyển giao quyền, nghĩa vụ; lưu chứng từ và hoàn thành nghĩa vụ góp vốn, đăng ký thay đổi nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
• Tách bạch giao dịch của công ty với bảo lãnh, vay mượn hoặc cam kết mang danh nghĩa cá nhân.

Kết luận

Trách nhiệm của người thành lập doanh nghiệp được xác định theo từng giai đoạn và từng tư cách pháp lý. Trước đăng ký, trọng tâm là kê khai hồ sơ và các hợp đồng phục vụ thành lập; sau đăng ký, doanh nghiệp tiếp nhận việc thực hiện hợp đồng theo cơ chế luật định, còn người sáng lập chỉ chịu trách nhiệm cá nhân trong những phạm vi pháp luật hoặc cam kết riêng đặt ra. Rà soát hồ sơ, hợp đồng và tư cách của từng người là cách thiết thực để tránh nhầm lẫn nghĩa vụ.