Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm những gì?

Theo Điều 14 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 và các quy định hướng dẫn, cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ phải đồng thời xem xét mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn hoặc chứng từ thuế hợp lệ, và chứng từ thanh toán theo ngưỡng quy định. Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu còn có các yêu cầu hồ sơ riêng.

Hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động được khấu trừ

Về nguyên tắc, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ. Nếu mua vào dùng đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, cơ sở kinh doanh phải hạch toán riêng; nếu không hạch toán riêng được thì phân bổ theo tỷ lệ doanh thu theo quy định. Một số trường hợp đặc thù được áp dụng cách xác định riêng.

Có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế hợp lệ

Hồ sơ phải có hóa đơn GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài trong trường hợp pháp luật quy định. Hóa đơn cần phản ánh giao dịch thực tế, hợp pháp và được lập đúng quy định; hóa đơn không hợp pháp không tạo quyền khấu trừ.

Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc diện bắt buộc

Đối với lần mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, thông thường phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, kể cả hàng nhập khẩu. Dưới 5 triệu đồng không thuộc ngưỡng bắt buộc này, nhưng vẫn phải đáp ứng các điều kiện khác. Việc bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ cho mục đích này.

Thanh toán thế nào để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào?

Chuyển khoản ngân hàng hoặc phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được pháp luật công nhận có thể đáp ứng yêu cầu khi chứng từ thể hiện đúng giao dịch. Không nên hiểu mọi hình thức “tiền vào tài khoản” đều hợp lệ. Với thanh toán bù trừ công nợ, ủy quyền người lao động thanh toán hoặc các phương thức đặc thù, doanh nghiệp phải có đủ hợp đồng, quy chế, biên bản đối chiếu và chứng từ liên quan theo từng trường hợp.

Một ngày có nhiều hóa đơn dưới 5 triệu đồng

Không nên chia nhỏ giao dịch để né điều kiện thanh toán. Khi mua nhiều lần trong cùng ngày từ cùng một nhà cung cấp, cần kiểm tra quy tắc cộng gộp giao dịch theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP; việc từng hóa đơn riêng lẻ dưới 5 triệu đồng không tự động bảo đảm được thanh toán bằng tiền mặt mà vẫn khấu trừ.

Mua trả chậm, trả góp chưa đến hạn thanh toán

Hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên vẫn có thể được khấu trừ khi chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, nếu đáp ứng các điều kiện còn lại. Khi đến hạn mà chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm thuế đầu vào tương ứng với phần chưa có chứng từ. Theo quy định sửa đổi có hiệu lực từ ngày 20/6/2026, nếu sau đó có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ thì được kê khai, khấu trừ trở lại vào kỳ tính thuế có chứng từ đó.

Trường hợp nào không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào?

Các trường hợp phổ biến không đủ điều kiện gồm:

• Mua vào phục vụ riêng hoạt động không chịu thuế GTGT và không thuộc ngoại lệ được khấu trừ theo luật.
• Không có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế hợp lệ; sử dụng hóa đơn, chứng từ xuất phát từ hành vi bị nghiêm cấm.
• Giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên thuộc diện bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt nhưng không có chứng từ hợp lệ.
• Không đáp ứng hồ sơ, chứng từ bổ sung riêng cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu hoặc trường hợp đặc thù.
• Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thay vì phương pháp khấu trừ.

Lưu ý: Thuế đầu vào không được khấu trừ không mặc nhiên được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Cần xem xét riêng điều kiện của sắc thuế này, đặc biệt với khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu cần đáp ứng điều kiện gì thêm?

Ngoài các điều kiện chung, hoạt động xuất khẩu phải có hồ sơ theo quy định, có thể bao gồm hợp đồng với bên nước ngoài; hóa đơn; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; tờ khai hải quan đối với hàng xuất khẩu; phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm nếu có. Một số loại giao dịch xuất khẩu và phương thức thực hiện có quy định riêng, do đó cần đối chiếu đúng loại hàng hóa, dịch vụ trước khi xác định quyền khấu trừ.

Bảng kiểm tra nhanh điều kiện khấu trừ

Ví dụ xác định quyền khấu trừ

Ví dụ 1: Doanh nghiệp mua vật tư phục vụ hoạt động chịu thuế, hóa đơn hợp lệ tổng thanh toán 4,4 triệu đồng. Giao dịch không bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo ngưỡng 5 triệu đồng, nhưng vẫn phải có đủ các điều kiện còn lại.

Ví dụ 2: Hóa đơn mua thiết bị tổng cộng 11 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt, không thuộc trường hợp đặc thù. Dù hóa đơn hợp lệ và thiết bị dùng cho hoạt động chịu thuế, khoản thuế đầu vào không đáp ứng điều kiện khấu trừ về thanh toán.

Ví dụ 3: Mua nguyên liệu trả chậm 22 triệu đồng, hợp đồng ghi hạn thanh toán tháng sau. Khi chưa đến hạn, doanh nghiệp có thể kê khai khấu trừ nếu đủ điều kiện. Nếu đến hạn chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm; khi chuyển khoản hợp lệ về sau, có thể khấu trừ lại ở kỳ có chứng từ theo quy định hiện hành.

Kết luận

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cần kiểm tra đồng thời mục đích sử dụng, hóa đơn hoặc chứng từ thuế, hình thức thanh toán và hồ sơ đặc thù. Ngưỡng thanh toán 5 triệu đồng đã gồm VAT và thời điểm thanh toán của giao dịch trả chậm là hai điểm cần đặc biệt lưu ý khi rà soát chứng từ kế toán.