Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng những điều kiện nào?

Theo Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, về nguyên tắc, khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đồng thời ba nhóm điều kiện dưới đây và không thuộc trường hợp bị loại trừ theo Điều 10 của Nghị định.

Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Chi phí phải phát sinh thực tế, có mục đích phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Việc có hóa đơn chưa tự động chứng minh được mối liên hệ này. Doanh nghiệp nên lưu hợp đồng, đề nghị mua hàng, phiếu nhập kho, biên bản bàn giao, nghiệm thu hoặc tài liệu chứng minh việc sử dụng khi phù hợp với bản chất giao dịch.

Pháp luật cũng quy định một số khoản chi đặc thù được trừ theo điều kiện riêng; vì vậy không nên kết luận mọi khoản chi không trực tiếp tạo doanh thu đều bị loại.

Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Hồ sơ phải phù hợp với giao dịch và quy định về kế toán, hóa đơn, chứng từ. Tùy khoản chi, tài liệu có thể gồm hóa đơn điện tử, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng lương, chứng từ chi trả hoặc bảng kê theo mẫu được phép. Hóa đơn hợp lệ là điều kiện quan trọng nhưng không thay thế yêu cầu chứng minh giao dịch thực tế.

Với một số giao dịch mua trực tiếp từ cá nhân, hộ gia đình thuộc trường hợp pháp luật cho phép lập bảng kê, Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn hồ sơ đặc thù và Mẫu 02/TNDN. Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng bán hàng, không sử dụng bảng kê thay hóa đơn cho mọi trường hợp.

Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc diện bắt buộc

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định liên quan. Đây là ngưỡng cần kiểm tra khi xét điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN từ thời điểm nghị định có hiệu lực ngày 15/12/2025.

Không nên hiểu “thanh toán không dùng tiền mặt” chỉ là chuyển khoản ngân hàng trong mọi tình huống; hình thức và chứng từ được công nhận phải đối chiếu quy định pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Ba tình huống thanh toán cần lưu ý

Mua nhiều lần từ cùng người bán trong một ngày

Nếu từng lần mua dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị mua của cùng một người bán trong cùng ngày đạt từ 5 triệu đồng trở lên, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt vẫn được áp dụng. Vì thế, không thể chỉ kiểm tra từng hóa đơn độc lập.

Giao nhân viên mua hộ và doanh nghiệp hoàn trả

Đối với khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên do người lao động được ủy quyền hoặc được phép mua hộ, Nghị định 320/2025/NĐ-CP có cơ chế chấp nhận chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động, nếu đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ, quy chế hoặc quyết định cho phép và việc doanh nghiệp hoàn trả khoản tiền. Cần lưu đầy đủ hồ sơ ủy quyền và hoàn ứng tương ứng.

Đã ghi nhận chi phí nhưng chưa thanh toán

Khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên chưa đến thời điểm thanh toán vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi ghi nhận nếu đáp ứng các điều kiện khác. Tuy nhiên, khi thanh toán thực tế mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo yêu cầu, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm phần chi phí tương ứng.

Những khoản chi nào có thể không được trừ dù có hóa đơn?

Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi không được trừ. Khi rà soát, doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra các nhóm chi không phục vụ hoạt động kinh doanh; chi thiếu hồ sơ hoặc thanh toán không đúng điều kiện; chi tiền lương, tiền thưởng không đáp ứng yêu cầu riêng; các khoản phạt vi phạm hành chính; và phần chi vượt giới hạn nếu pháp luật đặt ra mức khống chế cho khoản chi đó.

Điểm cần phân biệt là “đã hạch toán kế toán” không đồng nghĩa với “được trừ khi tính thuế”. Một khoản chi có thể được ghi nhận vào sổ sách nhưng phải điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế.

Chi phí tiền lương từ 5 triệu đồng có bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt?

Có, đối với khoản chi lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phát sinh từ ngày 15/12/2025, cơ quan Bộ Tài chính đã hướng dẫn cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ, đồng thời khoản chi vẫn phải đáp ứng điều kiện chung và không thuộc trường hợp bị loại theo quy định về chi trả cho người lao động.

Doanh nghiệp nên đồng bộ hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, bảng chấm công hoặc tài liệu xác nhận kết quả công việc, bảng lương, chứng từ thanh toán và nghĩa vụ liên quan. Với khoản lương dưới ngưỡng trên, vẫn phải bảo đảm các điều kiện về thực tế phát sinh và chứng từ; không nên hiểu rằng được chi tùy ý bằng tiền mặt mà không cần hồ sơ.

Cách kiểm tra chi phí trước khi quyết toán thuế TNDN

Một quy trình rà soát ngắn giúp giảm rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán:

1. Xác định bản chất khoản chi và mục đích sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
2. Đối chiếu hóa đơn, hợp đồng, chứng từ kế toán và hồ sơ giao nhận hoặc nghiệm thu.
3. Kiểm tra số tiền từng lần và tổng các lần mua trong ngày từ cùng người bán; xác minh chứng từ thanh toán phù hợp.
4. Đối chiếu khoản chi với danh mục không được trừ và quy định riêng cho từng loại chi.
5. Lưu hồ sơ theo giao dịch; ghi nhận và điều chỉnh thuế nếu phát hiện khoản chi không đáp ứng điều kiện.

Kết luận

Để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đồng thời xét tính thực tế và liên quan kinh doanh, hóa đơn chứng từ, điều kiện thanh toán và các trường hợp không được trừ. Đặc biệt, hãy kiểm tra ngưỡng 5 triệu đồng theo quy định áp dụng từ ngày 15/12/2025, thay vì tiếp tục dùng thói quen rà soát theo ngưỡng cũ.