Điều kiện để một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, về nguyên tắc, khoản chi phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc thuộc nhóm chi được pháp luật cho phép; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi áp dụng. Dù đủ chứng từ, khoản chi nằm trong danh mục loại trừ tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP vẫn không được trừ.

Từ ngày 15/12/2025, đối với việc mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải lưu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, trừ trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép. Mốc này cần được xem xét theo thời điểm giao dịch và quy định chuyển tiếp, không áp dụng máy móc cho mọi kỳ cũ.

Những nhóm chi phí không được trừ thuế TNDN thường gặp

Chi không phục vụ kinh doanh, thiếu hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán

Khoản chi không chứng minh được mối liên hệ với hoạt động kinh doanh, không có hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ, hoặc thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt nhưng không có chứng từ phù hợp sẽ có nguy cơ bị loại. Ví dụ, doanh nghiệp mua thiết bị phục vụ văn phòng với giá 8 triệu đồng và thanh toán tiền mặt trong trường hợp bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt thì không đáp ứng điều kiện khấu trừ khoản chi đó.

Một số giao dịch mua trực tiếp từ người sản xuất, cá nhân hoặc hộ kinh doanh thuộc diện đặc thù có thể lập bảng kê và bộ hồ sơ thay thế hóa đơn theo Thông tư 20/2026/TT-BTC; không nên kết luận mọi giao dịch thiếu hóa đơn đều bị loại mà chưa xem xét ngoại lệ.

Tiền phạt vi phạm hành chính và khoản chi đã được bù đắp

Tiền phạt vi phạm giao thông, đăng ký kinh doanh, kế toán, thuế và tiền chậm nộp thuế theo Luật Quản lý thuế không được trừ. Chi phí được bù đắp từ nguồn kinh phí khác hoặc đã sử dụng từ quỹ khoa học, công nghệ thuộc trường hợp quy định cũng không được tính trùng lần thứ hai.

Không đồng nhất mọi khoản phạt hợp đồng dân sự với tiền phạt vi phạm hành chính. Cần xác định bản chất, chứng từ và quy định áp dụng trước khi kết luận.

Phần chi vượt định mức đối với phúc lợi và bảo hiểm nhân viên

Phần chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt tổng mức tương đương một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế không được trừ theo quy định. Nhóm này có thể bao gồm nghỉ mát, hiếu hỷ, hỗ trợ khám chữa bệnh và các khoản phúc lợi tương tự theo điều kiện pháp luật.

Phần đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ thuộc diện áp dụng vượt 5 triệu đồng/tháng/người không được trừ; các khoản này còn phải đáp ứng hồ sơ quy định quyền lợi và nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc. Cần phân biệt chúng với khoản bảo hiểm bắt buộc hoặc quyền lợi khác có chế độ riêng.

Khấu hao tài sản cố định không đúng quy định

Các trường hợp điển hình gồm khấu hao tài sản không phục vụ sản xuất, kinh doanh và không thuộc ngoại lệ; tài sản thiếu hồ sơ chứng minh quyền sở hữu hoặc không được theo dõi trên sổ kế toán; khoản khấu hao vượt mức hoặc sai phương pháp; tài sản đã khấu hao hết nhưng tiếp tục trích trái quy định.

Với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống, phần khấu hao tương ứng nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng/xe không được trừ, ngoại trừ một số xe dùng cho vận tải hành khách, du lịch, khách sạn, làm mẫu hoặc lái thử phục vụ kinh doanh ô tô theo điều kiện quy định. Đây là giới hạn đối với phần khấu hao, không có nghĩa toàn bộ giá mua xe bị loại khỏi chi phí.

Tiền lương, thưởng và khoản trả cho người lao động không đủ điều kiện

Chi phí lương, công và khoản phải trả cho người lao động đã hạch toán nhưng thực tế không thanh toán hoặc không có chứng từ thanh toán hợp lệ không được trừ. Khoản phải trả nhưng đến hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm vẫn chưa chi cũng có thể bị loại, trừ trường hợp đáp ứng điều kiện trích quỹ dự phòng tiền lương.

Với khoản lương trả từng lần từ 5 triệu đồng trở lên kể từ ngày Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tiền thưởng, phụ cấp và lợi ích khác cũng cần đối chiếu hồ sơ về điều kiện hưởng, mức hưởng và quy định riêng.

Lãi vay và chi phí tài chính vượt giới hạn

Phần lãi vay vốn phục vụ kinh doanh trả cho bên cho vay không phải tổ chức tín dụng vượt mức được pháp luật dân sự cho phép không được trừ. Doanh nghiệp có giao dịch liên kết còn phải tính giới hạn chi phí lãi vay theo quy định chuyên biệt về giao dịch liên kết. Không thể kết luận toàn bộ tiền lãi vay là chi phí hợp lệ chỉ vì có hợp đồng và chứng từ chuyển tiền.

Dự phòng, chi phí trích trước và khoản chi sai kỳ

Khoản dự phòng hàng tồn kho, khoản phải thu khó đòi, tổn thất đầu tư, bảo hành hoặc dự phòng khác trích lập, sử dụng không đúng pháp luật bị loại tương ứng. Chi phí trích trước theo kỳ hạn hoặc chu kỳ chưa chi, chi không hết phải được kiểm tra và điều chỉnh theo quy định; khoản trích trước không tự động trở thành chi phí được trừ vĩnh viễn.

Một số khoản chi khác cần phân loại riêng

Còn có các khoản bị loại hoặc khống chế theo quy định đặc thù, chẳng hạn chi phí quản lý do doanh nghiệp nước ngoài phân bổ vượt giới hạn; chi phí quản lý hoạt động casino, trò chơi điện tử có thưởng vượt ngưỡng; hoặc những khoản không được tính vào chi phí thu hồi theo hợp đồng dầu khí. Đối với khoản tài trợ, ủng hộ, đóng góp quỹ hoặc thuế, phí, doanh nghiệp cần đối chiếu đúng trường hợp được pháp luật chấp nhận thay vì mặc định tất cả đều được trừ.

Bảng kiểm tra nhanh khi rà soát chi phí

Cách xử lý khoản chi không được trừ khi quyết toán thuế TNDN

• Đối chiếu sổ kế toán với từng nhóm điều kiện tại Điều 9 và danh mục loại trừ tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
• Phân loại: bị loại toàn bộ, chỉ loại phần vượt giới hạn, hoặc đang thiếu hồ sơ có thể hoàn thiện theo đúng quy định.
• Tổng hợp số chi không được trừ để điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế, tránh nhầm với việc xóa bỏ nghiệp vụ kế toán đã phát sinh.
• Lưu bảng tính, chứng từ và căn cứ điều chỉnh theo từng năm tính thuế; rà soát văn bản có hiệu lực đúng thời điểm phát sinh giao dịch.

Ví dụ: doanh nghiệp hạch toán một khoản phạt vi phạm hành chính 12 triệu đồng vào chi phí kế toán. Khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải loại khoản 12 triệu đồng này khỏi chi phí được trừ; việc loại trừ không làm mất nghĩa vụ ghi nhận và theo dõi khoản chi đúng chuẩn mực kế toán.

Kết luận

Muốn xác định chính xác chi phí không được trừ thuế TNDN, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời bản chất khoản chi, hồ sơ chứng từ, hình thức thanh toán và giới hạn riêng cho từng nhóm. Đặc biệt, các giao dịch từ cuối năm 2025 và trong năm 2026 cần được rà soát theo khung pháp lý mới, tránh tiếp tục áp dụng ngưỡng thanh toán cũ.