Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là chứng từ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập có thực hiện khấu trừ thuế lập để ghi nhận thông tin về thu nhập và số thuế TNCN đã khấu trừ của người nhận thu nhập. Khấu trừ thuế là việc bên trả thu nhập giữ lại khoản thuế theo quy định trước khi chi trả cho cá nhân.

Ví dụ, một người làm việc theo hợp đồng có thuế TNCN bị trừ khi nhận lương. Chứng từ khấu trừ thuế thể hiện khoản thu nhập và số thuế đã bị khấu trừ tương ứng; đây không phải là chứng từ xác nhận cá nhân đã trực tiếp nộp tiền tại cơ quan thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

• Làm căn cứ chứng minh số thuế TNCN đã bị khấu trừ khi cá nhân trực tiếp quyết toán thuế, trong trường hợp hồ sơ cần tài liệu này.
• Giúp người nhận thu nhập kiểm tra, đối chiếu dữ liệu thu nhập và số thuế khấu trừ với bảng lương hoặc thông tin do đơn vị trả thu nhập kê khai.
• Hỗ trợ việc xác định số thuế đã khấu trừ khi giải quyết nghĩa vụ thuế hoặc đề nghị hoàn thuế, nếu đáp ứng các điều kiện liên quan.

Chứng từ khấu trừ thuế chỉ phản ánh số thuế đã bị khấu trừ, không tự nó xác định cá nhân chắc chắn được hoàn thuế hoặc đã hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế trong năm.

Ai lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Chủ thể lập và cấp chứng từ là tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có khấu trừ thuế TNCN, chẳng hạn đơn vị sử dụng lao động hoặc bên chi trả thù lao. Cá nhân có thu nhập bị khấu trừ là người nhận chứng từ. Trường hợp cá nhân đã ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế theo quy định thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho phần thu nhập thuộc trường hợp ủy quyền đó.

Khi nào được cấp chứng từ khấu trừ thuế?

Theo quy định về hóa đơn, chứng từ đã được sửa đổi, thời điểm lập chứng từ gắn với thời điểm khấu trừ thuế. Cách cấp chứng từ cho người nhận thu nhập còn phụ thuộc loại hợp đồng và yêu cầu của cá nhân.

Người không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng

Khi có khấu trừ thuế, bên trả thu nhập cấp chứng từ cho từng lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Vì vậy, người nhận thù lao theo từng đợt nên chủ động đề nghị bên chi trả cung cấp chứng từ phù hợp.

Người ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi cá nhân trong một năm tính thuế. Người lao động trực tiếp quyết toán thuế nên liên hệ bộ phận kế toán hoặc nhân sự để nhận và kiểm tra chứng từ.

Cần phân biệt thời điểm lập chứng từ theo quy định với việc tập hợp và giao chứng từ cho cá nhân theo từng trường hợp. Không nên mặc định mọi khoản khấu trừ hàng tháng đều được cấp thành một chứng từ riêng.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm những thông tin gì?

Theo nội dung chứng từ được quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các nhóm thông tin quan trọng gồm:

• Thông tin nhận diện chứng từ: tên, ký hiệu mẫu, ký hiệu và số thứ tự chứng từ.
• Thông tin bên trả thu nhập: tên, địa chỉ và mã số thuế.
• Thông tin người nhận thu nhập: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có) hoặc số định danh cá nhân; quốc tịch nếu không mang quốc tịch Việt Nam.
• Thông tin thu nhập và thuế: khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học và số thuế đã khấu trừ.
• Ngày lập chứng từ và thông tin chữ ký của người trả thu nhập; với chứng từ điện tử, chữ ký sử dụng là chữ ký số.

Khi nhận chứng từ, người lao động nên ưu tiên rà soát thông tin định danh, năm tính thuế, số thu nhập và số thuế đã khấu trừ. Nếu có chênh lệch, cần liên hệ bên cấp để kiểm tra, xử lý trước khi sử dụng trong hồ sơ thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có giá trị sử dụng không?

Có. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được lập, ký số và quản lý theo quy định về chứng từ điện tử là hình thức chứng từ hợp pháp. Từ ngày 01/06/2025, tổ chức khấu trừ thuế phải chuyển sang áp dụng chứng từ điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và quy định chuyển tiếp tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, thay cho mẫu chứng từ điện tử được thực hiện theo quy định trước đó.

Cá nhân nên giữ bản điện tử gốc do đơn vị cấp, thay vì chỉ lưu ảnh chụp màn hình. Trường hợp chứng từ có sai sót, đề nghị đơn vị phát hành xử lý theo quy định áp dụng đối với chứng từ điện tử.

Phân biệt chứng từ khấu trừ thuế với giấy xác nhận thu nhập

Hai loại giấy tờ có thể cùng ghi nhận thu nhập nhưng không thay thế cho nhau khi thủ tục yêu cầu chứng từ chứng minh thuế đã khấu trừ.

Cách xử lý khi chưa được cấp hoặc chứng từ có sai sót

1. Liên hệ bên trả thu nhập, nêu rõ năm tính thuế và khoản thu nhập đã bị khấu trừ; đề nghị cấp chứng từ nếu thuộc trường hợp được cấp.
2. Đối chiếu thông tin trên chứng từ với bảng lương, phiếu thanh toán và dữ liệu thuế mà cá nhân có thể tra cứu.
3. Nếu sai thông tin, đề nghị bên lập chứng từ kiểm tra, sửa hoặc thay thế theo quy định; không tự chỉnh sửa file chứng từ.

Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động và không thể cấp chứng từ, cơ quan thuế có thể căn cứ dữ liệu quản lý thuế để xem xét hồ sơ quyết toán trực tiếp của cá nhân theo quy định, thay vì mặc nhiên yêu cầu phải có chứng từ.

Kết luận

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bằng chứng quan trọng về khoản thuế đã bị khấu trừ từ thu nhập của cá nhân. Để sử dụng đúng, người nhận thu nhập cần xác định mình có thuộc trường hợp được cấp, kiểm tra kỹ thông tin và lưu giữ chứng từ điện tử gốc phục vụ đối chiếu, quyết toán khi cần.