Những trường hợp doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN

Theo Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, doanh nghiệp thường khấu trừ thuế trước khi chi trả theo một trong các cách dưới đây. Việc có phải khấu trừ và số tiền khấu trừ không chỉ phụ thuộc vào mức lương ghi trên hợp đồng.

Cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên

Doanh nghiệp khấu trừ thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần, dựa trên thu nhập tính thuế theo tháng sau khi xác định các khoản được trừ hợp lệ. Nguyên tắc này áp dụng cả khi cá nhân có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên ở nhiều nơi. Nếu sau tính toán không phát sinh thuế phải nộp, số thuế cần khấu trừ có thể bằng 0.

Cá nhân cư trú không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng

Khi trả tiền lương, tiền công, thù lao hoặc khoản chi khác thuộc diện điều chỉnh từ 5.000.000 đồng/lần trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả. Quy định này bao gồm khoản trả cho người đã chấm dứt hợp đồng lao động theo trường hợp được nêu tại Điều 50.

Nếu lần chi trả dưới 5.000.000 đồng, tổ chức trả thu nhập được khấu trừ 10% khi cá nhân yêu cầu; không nên mặc định mọi khoản thanh toán dưới ngưỡng đều bắt buộc khấu trừ 10%.

Cá nhân không cư trú nhận tiền lương, tiền công có nguồn phát sinh tại Việt Nam

Doanh nghiệp phải xác định tình trạng cư trú và nghĩa vụ khấu trừ đối với thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam. Thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú về nguyên tắc áp dụng thuế suất 20% trên thu nhập chịu thuế; trường hợp có yếu tố nước ngoài cần đối chiếu quy định áp dụng và hiệp định tránh đánh thuế hai lần, nếu có.

Bảng nhận diện nhanh cách khấu trừ

Khi nào được tạm thời chưa khấu trừ 10%?

Đối với cá nhân chỉ có thu nhập thuộc diện khấu trừ theo tỷ lệ 10%, nếu ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, cá nhân có thể lập cam kết theo mẫu hướng dẫn về quản lý thuế gửi doanh nghiệp. Trên cơ sở cam kết hợp lệ, doanh nghiệp tạm thời không khấu trừ; cá nhân chịu trách nhiệm về nội dung cam kết.

Cuối năm, tổ chức chi trả vẫn phải tổng hợp danh sách và thu nhập của các cá nhân được tạm thời chưa khấu trừ theo quy định. Cam kết không có nghĩa khoản thu nhập được miễn thuế vĩnh viễn.

Một số khoản chi và tình huống cần xem xét riêng

Tiền thưởng, thù lao và khoản trả sau khi nghỉ việc

Không chỉ tiền lương hằng tháng, tiền thưởng và thù lao có tính chất tiền lương, tiền công cũng cần được xem xét khi khấu trừ. Đặc biệt, khoản thanh toán sau khi người lao động đã chấm dứt hợp đồng có thể thuộc diện khấu trừ 10% theo quy định đối với các khoản chi trả tương ứng; cần xem xét bản chất từng khoản, không gộp tất cả vào một cách tính.

Cổ phiếu thưởng, ESOP và bảo hiểm có tích lũy

Với cổ phiếu thưởng hoặc cổ phiếu ESOP, thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế và đơn vị thực hiện khấu trừ có quy định riêng; không mặc định khấu trừ ngay lúc người lao động nhận cổ phiếu. Tương tự, bảo hiểm nhân thọ hoặc bảo hiểm không bắt buộc có tích lũy do người sử dụng lao động mua có cơ chế khấu trừ khác nhau tùy doanh nghiệp bảo hiểm và thời điểm chi trả. Doanh nghiệp cần phân loại đúng thay vì áp dụng máy móc mức 10% khi trả lương.

Doanh nghiệp cần làm gì khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN?

• Xác định thu nhập chịu thuế và tình trạng cư trú của cá nhân tại thời điểm chi trả.
• Đối chiếu loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng và mức chi trả của từng lần thanh toán.
• Tính khoản được giảm trừ và áp dụng biểu thuế hoặc tỷ lệ khấu trừ đúng đối tượng.
• Kiểm tra điều kiện của cam kết tạm thời chưa khấu trừ, nếu có; lưu hồ sơ phù hợp.
• Khai, nộp số thuế đã khấu trừ, tổng hợp dữ liệu quyết toán và cấp chứng từ theo quy định quản lý thuế áp dụng.

Ví dụ nhận diện trường hợp khấu trừ thuế

Ví dụ 1: Công ty trả 6 triệu đồng tiền thù lao một lần cho một cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động. Nếu không có căn cứ tạm thời chưa khấu trừ theo cam kết hợp lệ, mức khấu trừ 10% tương ứng 600.000 đồng.

Ví dụ 2: Công ty chi 4 triệu đồng/lần cho cá nhân cư trú làm việc theo hợp đồng dưới 3 tháng. Chỉ riêng mức chi này không làm phát sinh yêu cầu bắt buộc khấu trừ 10% theo ngưỡng 5 triệu đồng/lần; người nhận có thể đề nghị tổ chức khấu trừ.

Ví dụ 3: Nhân viên cư trú ký hợp đồng 12 tháng có thu nhập tính thuế tháng là 8 triệu đồng. Phần thu nhập này thuộc bậc thuế đầu tiên của biểu lũy tiến từng phần năm 2026 (5%), nên số thuế tính trên thu nhập tính thuế là 400.000 đồng. Không được lấy 10% trên toàn bộ lương để khấu trừ.

Kết luận

Để xác định đúng trường hợp khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp nên bắt đầu từ ba yếu tố: cá nhân cư trú hay không cư trú, thời hạn hợp đồng và bản chất khoản thanh toán. Với thu nhập từ tiền lương, tiền công năm 2026, đặc biệt lưu ý ngưỡng 5 triệu đồng/lần dành cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng.