- 0919.83.77.88
- 091.983.77.88
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung), trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Khi đăng ký, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm quyền sử dụng địa điểm và mục đích sử dụng của công trình để tránh đăng ký tại nơi không được phép dùng làm văn phòng, kinh doanh.
Địa chỉ cần chỉ ra được vị trí cụ thể để cơ quan quản lý, đối tác và đơn vị chuyển phát có thể liên hệ. Tùy thực tế, thông tin có thể bao gồm số nhà, tên đường hoặc tên thôn, khu vực và xã/phường, tỉnh/thành phố theo đơn vị hành chính hiện hành. Không nên dùng mô tả mơ hồ như “gần chợ” hay chỉ ghi tên một tòa nhà mà không xác định được phần diện tích sử dụng.
Số điện thoại là thông tin phải thể hiện theo quy định về trụ sở chính; số fax và email được ghi nếu có. Doanh nghiệp cần duy trì kênh liên lạc phù hợp và có phương án tiếp nhận thư từ, văn bản gửi tới địa chỉ đăng ký. Việc chỉ mượn một địa chỉ trên giấy nhưng không có khả năng liên hệ thực tế có thể phát sinh rủi ro khi cơ quan có thẩm quyền xác minh.
Địa điểm hợp pháp không chỉ là nơi có địa chỉ rõ ràng. Doanh nghiệp cần kiểm tra chức năng sử dụng của bất động sản, hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận cho sử dụng địa điểm và các hạn chế áp dụng cho tòa nhà hoặc ngành nghề. Nếu tại trụ sở có hoạt động sản xuất, kho chứa, bán hàng hoặc dịch vụ đặc thù, cơ sở còn phải đáp ứng quy định chuyên ngành liên quan; việc đăng ký trụ sở không thay thế các giấy phép, điều kiện hoạt động đó.
Nhà ở riêng lẻ, nhà phố và diện tích văn phòng trong tòa nhà thương mại có thể được xem xét làm trụ sở nếu có địa chỉ xác định, quyền sử dụng phù hợp và không thuộc trường hợp bị hạn chế về công năng hoặc quy định chuyên ngành. Doanh nghiệp không nhất thiết phải sở hữu bất động sản; có thể thuê hoặc được cho sử dụng hợp pháp. Nên lưu hợp đồng và tài liệu liên quan để giải trình khi cần.
Không sử dụng căn hộ chung cư có mục đích để ở làm trụ sở văn phòng. Điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 quy định hành vi sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở là hành vi bị nghiêm cấm. Cần phân biệt căn hộ ở với phần diện tích thương mại, dịch vụ hoặc văn phòng được phê duyệt trong công trình hỗn hợp; không phải cứ nằm trong cùng một tòa chung cư là có công năng giống nhau.
Không nên kết luận mọi địa chỉ cung cấp dưới tên gọi “văn phòng ảo” đều hợp lệ hoặc đều bị cấm. Vấn đề quyết định là địa chỉ đó có xác định được cụ thể, địa điểm có công năng phù hợp, doanh nghiệp có căn cứ sử dụng hợp pháp và bảo đảm liên lạc thực tế hay không. Trước khi ký hợp đồng, cần làm rõ phạm vi diện tích, dịch vụ nhận thư và khả năng cung cấp hồ sơ chứng minh địa điểm.
Doanh nghiệp có thể kiểm tra tuần tự các nội dung sau:
Thông thường, hợp đồng thuê không phải là giấy tờ bắt buộc phải nộp chỉ để chứng minh trụ sở trong mọi hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp; tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm tính trung thực của địa chỉ đã kê khai và có tài liệu chứng minh phù hợp khi được yêu cầu theo quy định.
Đổi địa điểm thực tế thường kéo theo việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới; thành phần cơ bản gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi và nghị quyết hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền theo loại hình công ty. Nếu việc chuyển địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục thuế liên quan đến chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi.
Riêng trường hợp địa chỉ chỉ thay đổi do điều chỉnh địa giới hành chính, không phải doanh nghiệp tự chuyển đến địa điểm khác, khoản 2 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp không bắt buộc đăng ký thay đổi địa chỉ. Doanh nghiệp có thể thực hiện cập nhật thông tin khi có nhu cầu hoặc khi làm thủ tục thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Để đáp ứng điều kiện đăng ký trụ sở công ty, địa chỉ phải ở Việt Nam, xác định được theo đơn vị hành chính và dùng làm đầu mối liên lạc chính thức. Trước khi đăng ký, cần xác minh công năng bất động sản, căn cứ sử dụng hợp pháp và khả năng tiếp nhận thông tin; đặc biệt tránh chọn căn hộ chung cư chỉ để ở làm văn phòng công ty.
