Có thể dùng nhà riêng làm trụ sở công ty không?

Có. Pháp luật doanh nghiệp không yêu cầu trụ sở chính phải là một tòa nhà văn phòng chuyên dụng hoặc thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 (đã được sửa đổi, bổ sung), trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính và có thông tin liên hệ theo quy định.

Vì vậy, nhà phố, nhà liền kề hoặc nhà ở riêng lẻ có địa chỉ xác định có thể dùng làm trụ sở công ty nếu việc sử dụng hợp pháp. Cần phân biệt nhà ở riêng lẻ với căn hộ chung cư có mục đích để ở: việc sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở thuộc hành vi bị nghiêm cấm theo Luật Nhà ở 2023.

Nhà riêng dùng làm trụ sở cần đáp ứng những điều kiện nào?

Địa chỉ phải có thật, xác định rõ và liên lạc được

Địa chỉ đăng ký cần phản ánh đúng vị trí của căn nhà theo địa giới hành chính đang áp dụng. Doanh nghiệp nên kiểm tra số nhà, tên đường hoặc thôn, tổ dân phố, phường/xã và tỉnh/thành phố, đặc biệt khi địa phương có điều chỉnh tên đơn vị hành chính. Địa chỉ phải đủ rõ để tiếp nhận thư từ, thông báo và phục vụ việc liên hệ của cơ quan có thẩm quyền.

Có căn cứ sử dụng địa điểm hợp pháp

Nếu chủ doanh nghiệp sở hữu nhà, nên lưu giữ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp. Nếu nhà thuộc người khác, cần có sự đồng ý của người có quyền cho sử dụng; hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận cho mượn bằng văn bản là cách phù hợp để làm rõ quyền, thời hạn và trách nhiệm của các bên. Không nên hiểu rằng mọi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đều bắt buộc phải nộp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê nhà.

Công năng và hoạt động tại nhà không vi phạm quy định

Việc đặt địa chỉ liên lạc tại nhà riêng không đồng nghĩa mọi hoạt động kinh doanh đều được phép tiến hành trong căn nhà. Nếu tổ chức sản xuất, lưu kho, tiếp khách thường xuyên hoặc kinh doanh ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp phải đánh giá yêu cầu áp dụng về phòng cháy, chữa cháy, môi trường, an ninh trật tự, quy hoạch, xây dựng và điều kiện chuyên ngành. Luật Nhà ở 2023 cũng cấm sử dụng nhà ở riêng lẻ cho các hoạt động kinh doanh gây nguy hiểm hoặc ảnh hưởng đến khu dân cư mà không tuân thủ điều kiện pháp luật.

Phân biệt nhà riêng và căn hộ chung cư khi đăng ký trụ sở

Trước khi dùng địa chỉ nằm trong tòa nhà hỗn hợp, cần kiểm tra hồ sơ pháp lý của đúng phần diện tích dự kiến sử dụng; không chỉ dựa vào tên gọi “chung cư” hay “shophouse”.

Đăng ký trụ sở công ty tại nhà riêng như thế nào?

Khi thành lập doanh nghiệp mới

1. Xác định căn nhà đủ điều kiện sử dụng làm trụ sở; thống nhất quyền sử dụng với chủ nhà hoặc các đồng sở hữu nếu có.
2. Ghi địa chỉ trụ sở và thông tin liên hệ nhất quán trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp cùng hồ sơ thành lập tương ứng loại hình công ty.
3. Nộp hồ sơ theo phương thức được pháp luật cho phép đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền; sau khi được cấp đăng ký, duy trì việc tiếp nhận liên lạc tại địa chỉ đã khai.

Khi chuyển trụ sở của công ty đang hoạt động về nhà riêng

Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ về cơ bản gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi và nghị quyết hoặc quyết định phù hợp với loại hình doanh nghiệp. Trường hợp việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, cần hoàn tất thủ tục thuế liên quan đến chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi. Sau khi cập nhật, doanh nghiệp nên rà soát hóa đơn, biển hiệu, thông tin giao dịch và các giấy phép liên quan.

Những lưu ý để tránh rủi ro khi đặt trụ sở tại nhà

• Không đăng ký một địa chỉ chỉ để có tên trên giấy tờ nhưng không thể liên hệ thực tế.
• Kiểm tra thỏa thuận với chủ sở hữu, đặc biệt khi nhà là tài sản chung hoặc đang cho người khác thuê.
• Tách biệt việc đăng ký trụ sở với yêu cầu xin phép hoặc đáp ứng điều kiện đối với hoạt động kinh doanh thực tế tại địa điểm.
• Nếu kinh doanh có phát sinh hàng hóa, máy móc, khách ra vào hoặc nguy cơ cháy nổ, cần đánh giá các điều kiện chuyên ngành trước khi triển khai.
• Khi địa giới hành chính hoặc địa chỉ nhà thay đổi, đối chiếu thông tin pháp lý hiện hành và thực hiện cập nhật nếu thuộc trường hợp phải đăng ký thay đổi.

Kết luận

Dùng nhà riêng làm trụ sở công ty là phương án có thể thực hiện, miễn là căn nhà có địa chỉ xác định, được sử dụng hợp pháp và đáp ứng các giới hạn về công năng, hoạt động kinh doanh. Trước khi đăng ký, nên kiểm tra loại hình nhà ở và mức độ phù hợp của hoạt động thực tế; nếu là công ty đang hoạt động, thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở theo quy định.