Kế toán hộ kinh doanh cần làm những công việc gì?

Những đầu việc cốt lõi gồm: thu thập và kiểm tra hóa đơn, chứng từ; ghi nhận doanh thu; theo dõi chi phí, hàng tồn kho và dòng tiền khi cần; lập và cập nhật sổ kế toán; quản lý hóa đơn điện tử; chuẩn bị thông tin kê khai, nộp thuế; lưu trữ và đối chiếu hồ sơ. Không phải hộ kinh doanh nào cũng phải thực hiện toàn bộ đầu việc theo cùng một mức độ chi tiết.

Thu thập, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Khi phát sinh bán hàng, cung cấp dịch vụ, mua hàng hoặc thanh toán, người làm kế toán tập hợp giấy tờ và dữ liệu liên quan. Cần kiểm tra thời điểm, số tiền, nội dung giao dịch và tính khớp đúng giữa chứng từ, giao dịch thực tế và số ghi sổ.

• Chứng từ bán hàng: hóa đơn đã lập, dữ liệu bán hàng, biên nhận hoặc chứng từ thanh toán phù hợp.
• Chứng từ mua hàng, chi phí: hóa đơn đầu vào, bảng kê áp dụng khi đủ điều kiện, phiếu nhập – xuất và chứng từ chi trả.
• Dữ liệu thanh toán: sao kê tài khoản, giao dịch ví điện tử, sổ thu – chi và đối soát từ nền tảng bán hàng.

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, tài liệu kế toán của hộ kinh doanh có thể lưu trên giấy hoặc điện tử; thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu là 5 năm. Riêng hóa đơn thực hiện thời hạn lưu trữ theo pháp luật về thuế. Nên sắp xếp theo kỳ, loại giao dịch và mã chứng từ để tra cứu thuận tiện.

Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Đây là nhiệm vụ nền tảng kể cả đối với hộ thuộc diện không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Doanh thu cần được tổng hợp từ các kênh bán trực tiếp, chuyển khoản, thương mại điện tử hoặc dịch vụ và đối chiếu với hóa đơn, dữ liệu thanh toán để tránh bỏ sót hoặc ghi trùng.

Khi rà soát doanh thu, cần tách rõ doanh thu phát sinh với tiền thực nhận: giao dịch chưa thu tiền, hoàn hàng, giảm giá hoặc khoản thu không phải doanh thu có thể khiến hai số khác nhau. Việc xác định doanh thu tính thuế phải theo quy định đối với từng loại hình và tình huống phát sinh.

Theo dõi chi phí, tiền và hàng tồn kho theo chế độ áp dụng

Với hộ cần xác định thu nhập tính thuế trên cơ sở doanh thu trừ chi phí, kế toán phải tổ chức ghi chép chi phí và giữ chứng từ phù hợp để kiểm tra khoản chi được trừ theo quy định. Tùy mô hình, việc theo dõi tiền mặt, tài khoản thanh toán, công nợ, nhập – xuất – tồn cũng giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh.

Theo dõi thu – chi và công nợ

Đối chiếu số dư tiền thực tế với sổ theo dõi; phân biệt tiền của hoạt động kinh doanh với khoản rút, góp hoặc chuyển nội bộ. Nếu bán chịu hay mua chịu, theo dõi khách hàng, nhà cung cấp, số tiền đến hạn và tình trạng thanh toán để hỗ trợ quản trị.

Kiểm soát hàng hóa, nguyên vật liệu

Đối với hộ kinh doanh hàng hóa, cần cập nhật lượng nhập, xuất, tồn, đối chiếu với chứng từ và kiểm kê. Với dịch vụ ít phát sinh tồn kho, có thể tập trung vào doanh thu, chi phí dịch vụ và tiền.

Mở và ghi sổ kế toán phù hợp với nghĩa vụ thuế

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 152/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC. Các mẫu sổ được thiết kế theo nhóm nghĩa vụ thuế. Vì vậy, trước khi chọn biểu mẫu, cần xác định hộ thuộc diện không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN hay thuộc trường hợp phải tính, khai thuế theo phương pháp áp dụng.

Danh mục trên là các trường hợp điển hình, không thay thế việc xác định chính xác mẫu sổ cho từng phương pháp thuế. Với các nhóm thuế khác hoặc tình huống đặc thù, cần kiểm tra đúng phụ lục và hướng dẫn đang áp dụng trước khi triển khai. Hộ có thể bổ sung sổ theo nhu cầu quản trị, miễn bảo đảm các yêu cầu về ghi chép và thông tin theo quy định.

Quản lý và lập hóa đơn điện tử đúng trường hợp

Kế toán cần kiểm tra hộ có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không, đăng ký và thiết lập hình thức hóa đơn phù hợp, lập hóa đơn đúng giao dịch, kiểm tra dữ liệu đã truyền đến cơ quan thuế và xử lý sai sót theo quy định.

Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Các trường hợp khác cần đối chiếu điều kiện, nhu cầu sử dụng hóa đơn và quy định cụ thể; không suy ra rằng mọi hộ đều bắt buộc sử dụng cùng một loại hóa đơn.

Chuẩn bị thông tin kê khai, nộp thuế và theo dõi nghĩa vụ thuế

Kế toán tổng hợp doanh thu và số liệu liên quan để xác định nghĩa vụ thuế GTGT, thuế TNCN và các loại thuế khác nếu phát sinh; kiểm tra biểu mẫu, kỳ khai, thời hạn nộp hồ sơ và số thuế cần nộp. Với hộ có doanh thu thuộc ngưỡng không phải nộp GTGT và TNCN, vẫn cần theo dõi và thực hiện thông báo doanh thu hoặc nghĩa vụ hồ sơ có liên quan theo quy định áp dụng.

Nghị định 141/2026/NĐ-CP đã nâng ngưỡng doanh thu không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN lên 1 tỷ đồng/năm, áp dụng từ ngày 01/01/2026. Đây là ngưỡng xác định nghĩa vụ thuế, không phải căn cứ để bỏ toàn bộ công việc ghi chép doanh thu. Hồ sơ thủ tục được hướng dẫn tại quy định quản lý thuế hiện hành, gồm Thông tư 18/2026/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, hợp nhất có liên quan.

Trước khi nộp, đối chiếu doanh thu trên sổ với doanh thu khai thuế, dữ liệu hóa đơn và khoản tiền thực nhận; lưu xác nhận đã gửi hồ sơ, chứng từ nộp tiền hoặc thông báo của cơ quan thuế.

Đối chiếu số liệu và lập báo cáo quản trị đơn giản

Ngoài nhiệm vụ tuân thủ, kế toán nên định kỳ đối chiếu tiền, doanh thu, tồn kho và công nợ. Bảng tổng hợp doanh thu theo ngày hoặc kênh bán, nhóm chi phí lớn, số tiền còn phải thu – phải trả giúp chủ hộ nhận biết kết quả hoạt động và phát hiện chênh lệch sớm.

Báo cáo quản trị này phục vụ vận hành; không đồng nghĩa mọi hộ đều phải lập bộ báo cáo tài chính như doanh nghiệp.

Lịch công việc kế toán hộ kinh doanh theo ngày, tháng và năm

Đây là lịch tổ chức công việc tham khảo. Kỳ khai và hạn nộp theo từng trường hợp pháp lý, không mặc định mọi hộ đều khai thuế hằng tháng hoặc hằng quý.

Ai có thể làm kế toán cho hộ kinh doanh?

Chủ hộ có thể tự ghi sổ, bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán. Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh còn được bố trí một số người thân hoặc người đang thực hiện nhiệm vụ quản lý, thủ kho, thủ quỹ, mua bán tài sản kiêm nhiệm làm kế toán theo phạm vi được quy định. Dù sử dụng cách tổ chức nào, nên quy định rõ người nhận chứng từ, người ghi sổ và người kiểm tra dữ liệu để giảm sai lệch.

Kết luận

Công việc kế toán hộ kinh doanh tập trung vào ghi nhận doanh thu, quản lý chứng từ và sổ sách, kiểm soát tiền – hàng – chi phí, hóa đơn điện tử và nghĩa vụ thuế. Bước cần làm đầu tiên là xác định nhóm nghĩa vụ thuế và mẫu sổ tương ứng, sau đó thiết lập lịch ghi nhận và đối chiếu đều đặn để dữ liệu luôn sẵn sàng khi kê khai hoặc kiểm tra.