Hộ kinh doanh phải dùng những sổ kế toán nào từ năm 2026?

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC, loại sổ cần sử dụng phụ thuộc vào nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Lưu ý: S3a-HKD là sổ bổ sung khi phát sinh nghĩa vụ thuế thuộc phạm vi quy định; không thay thế các sổ của nhóm tương ứng.

Cách sử dụng từng nhóm sổ kế toán hộ kinh doanh

Mẫu S1a-HKD: Hộ không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN

Hộ thuộc trường hợp này sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (S1a-HKD). Sổ ghi nhận doanh thu phát sinh, làm căn cứ xác định và đối chiếu việc thuộc hay không thuộc diện chịu thuế, nộp thuế theo pháp luật thuế. Không nên hiểu việc không phải nộp hai sắc thuế trên đồng nghĩa với không cần theo dõi doanh thu.

Mẫu S2a-HKD: Hộ tính cả thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ doanh thu

Hộ sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (S2a-HKD). Doanh thu được theo dõi theo nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế GTGT hoặc thuế suất TNCN. Nếu kinh doanh nhiều ngành nghề với tỷ lệ khác nhau, cần phân định doanh thu phù hợp để tính và đối chiếu nghĩa vụ thuế.

Bốn mẫu S2b-HKD đến S2e-HKD: Hộ tính TNCN trên thu nhập tính thuế

Trường hợp nộp thuế GTGT theo tỷ lệ trên doanh thu nhưng TNCN được tính trên thu nhập tính thuế, hộ kinh doanh sử dụng bộ bốn sổ sau:

• S2b-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ: theo dõi doanh thu phục vụ xác định thuế GTGT.
• S2c-HKD – Sổ chi tiết doanh thu, chi phí: tập hợp khoản doanh thu và chi phí phục vụ xác định thu nhập tính thuế.
• S2d-HKD – Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa: theo dõi biến động và số lượng, giá trị của các đối tượng liên quan.
• S2e-HKD – Sổ chi tiết tiền: theo dõi các khoản thu, chi tiền trong hoạt động kinh doanh.

Các số liệu giữa sổ doanh thu, chi phí, hàng hóa và tiền cần được kiểm tra đối chiếu với nhau, đồng thời khớp với hóa đơn và chứng từ liên quan.

Mẫu S3a-HKD: Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác

Khi hoạt động của hộ thuộc diện chịu những sắc thuế như thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường hoặc thuế sử dụng đất, hộ cần sử dụng thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (S3a-HKD), phù hợp nghĩa vụ thực tế phát sinh.

Hộ kinh doanh cần ghi và lưu sổ kế toán như thế nào?

Sổ kế toán phải được ghi chép trên cơ sở hóa đơn, chứng từ phù hợp với từng trường hợp. Hộ có thể tự ghi sổ, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán theo quy định; không bắt buộc mọi hộ phải tuyển một kế toán riêng.

• Lựa chọn lưu tài liệu kế toán bằng bản giấy hoặc phương tiện điện tử; bảo đảm có thể tra cứu, cung cấp khi cần.
• Lưu giữ tài liệu kế toán tối thiểu 05 năm; đối với hóa đơn, áp dụng thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật về thuế.
• Có thể bổ sung sổ hoặc điều chỉnh mẫu phù hợp nhu cầu quản lý; mẫu điều chỉnh phải giữ những thông tin nhận diện và xác nhận theo quy định.
• Định kỳ đối chiếu doanh thu, tiền, hàng hóa, chi phí và nghĩa vụ thuế với chứng từ gốc để hạn chế sai sót.

Làm thế nào để xác định đúng mẫu sổ cần mở?

Trước tiên, hộ kinh doanh xác định mình có thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, không phải nộp TNCN hay không. Nếu phát sinh nghĩa vụ thuế, tiếp tục xác định TNCN được tính theo tỷ lệ trên doanh thu hay theo thu nhập tính thuế. Sau đó chọn mẫu S1a, S2a hoặc bộ S2b–S2e tương ứng; kiểm tra thêm việc có phải mở S3a vì phát sinh thuế khác hay không.

Ví dụ, một hộ áp dụng thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ doanh thu sẽ sử dụng S2a-HKD, không mặc nhiên phải lập đủ bốn sổ S2b–S2e. Ngược lại, hộ tính TNCN trên thu nhập tính thuế cần theo dõi cả doanh thu lẫn chi phí và các yếu tố liên quan theo nhóm sổ tương ứng.

Kết luận

Sổ kế toán hộ kinh doanh từ năm 2026 không áp dụng theo một danh mục cố định cho tất cả. Có ba nhóm chính: S1a-HKD; S2a-HKD; hoặc bộ S2b-HKD đến S2e-HKD, và thêm S3a-HKD nếu phát sinh các nghĩa vụ thuế khác. Xác định đúng chế độ tính thuế trước khi mở sổ sẽ giúp ghi chép chính xác và thuận tiện đối chiếu.