- 0919.83.77.88
- 091.983.77.88
Nên chọn cá nhân đủ điều kiện quản lý doanh nghiệp, hiểu hoạt động kinh doanh, có khả năng xử lý công việc và được giao thẩm quyền rõ ràng trong Điều lệ. Với công ty nhỏ do chủ sở hữu trực tiếp điều hành, chủ sở hữu kiêm chức danh quản lý phù hợp thường là phương án đơn giản. Khi công ty có nhà đầu tư và người điều hành riêng, có thể lựa chọn người giữ chức danh quản lý theo mô hình tổ chức của công ty và phân định quyền ký kết cụ thể.
Không có quy định chung buộc mọi công ty TNHH hoặc công ty cổ phần phải để người góp vốn lớn nhất hay người sáng lập làm người đại diện theo pháp luật. Việc lựa chọn phải tuân thủ quy định về chức danh tương ứng với loại hình doanh nghiệp, Điều lệ và các hạn chế pháp luật áp dụng đối với cá nhân được bổ nhiệm.
Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ từ giao dịch, tham gia tố tụng và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo pháp luật. Đây là tư cách đại diện của doanh nghiệp, không đồng nghĩa với việc người đó đương nhiên là chủ sở hữu hoặc chịu thay mọi khoản nợ của công ty.
Điều 13 yêu cầu người đại diện hành động trung thực, cẩn trọng, trung thành với lợi ích doanh nghiệp; không lạm dụng chức vụ để tư lợi và thực hiện nghĩa vụ công khai lợi ích liên quan. Người đại diện có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại gây cho doanh nghiệp khi vi phạm các nghĩa vụ này.
Người đại diện theo pháp luật không bắt buộc phải là người có tỷ lệ góp vốn cao nhất. Tuy nhiên, việc thuê hoặc nhờ người khác đứng tên mà không có cơ chế giám sát thực chất có thể phát sinh rủi ro quản trị và trách nhiệm pháp lý.
Nếu chủ sở hữu là tổ chức, công ty phải có ít nhất một người đại diện giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc; trường hợp Điều lệ không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện. Nếu chủ sở hữu là cá nhân, cần xác định cơ cấu Chủ tịch công ty và Giám đốc/Tổng giám đốc theo quy định áp dụng và thể hiện lựa chọn trong Điều lệ.
Công ty phải có ít nhất một người đại diện giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc. Nếu Điều lệ không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật. Nhóm thành viên nên thống nhất ai trực tiếp điều hành, ai phê duyệt giao dịch lớn và cơ chế thay thế khi cần.
Nếu chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người này là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc; trường hợp Điều lệ chưa quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc/Tổng giám đốc đương nhiên là những người đại diện theo pháp luật theo khoản 2 Điều 137. Vì vậy, không thể tùy ý thay thế toàn bộ các chức danh bắt buộc này bằng những chức danh khác.
Các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty theo cơ chế quản lý loại hình này. Việc lựa chọn người đại diện vì thế gắn với quyết định ai trở thành thành viên hợp danh, không giống phương án chọn một hay nhiều đại diện của công ty TNHH và công ty cổ phần.
Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Quyết định nên dựa trên quy mô và cách phân quyền, không nên chỉ nhằm tạo thêm người ký giấy tờ.
|
Tiêu chí |
Một người đại diện |
Nhiều người đại diện |
|
Điều hành |
Đầu mối quyết định, ký kết tập trung |
Thuận tiện phân công hoặc duy trì hoạt động khi một người vắng mặt |
|
Rủi ro |
Dễ bị gián đoạn nếu người duy nhất không thể làm việc |
Dễ chồng chéo quyền hạn nếu Điều lệ không phân định rõ |
|
Phù hợp |
Doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu đơn giản |
Doanh nghiệp có nhiều bộ phận hoặc nhiều nhóm quản trị |
Điểm đặc biệt quan trọng: nếu có nhiều người đại diện mà Điều lệ không phân chia rõ quyền và nghĩa vụ, mỗi người đều có thể được xem là đại diện đủ thẩm quyền trước bên thứ ba; các người đại diện còn có thể phải chịu trách nhiệm liên đới về thiệt hại gây cho doanh nghiệp theo quy định. Do đó, cần quy định chức danh, phạm vi ký kết và quy trình phối hợp ngay từ đầu.
Sau khi thành lập, doanh nghiệp nên ban hành quy chế ký kết, ủy quyền và lưu hồ sơ nội bộ phù hợp. Giới hạn quyền của người đại diện trong nội bộ cần được thiết kế cẩn trọng vì hiệu lực đối với bên thứ ba còn phụ thuộc vào quy định pháp luật và hoàn cảnh giao dịch.
Khi thành lập công ty, hãy chọn người đại diện dựa trên ba yếu tố: đủ điều kiện pháp lý, phù hợp chức danh của loại hình công ty và có năng lực điều hành thực tế. Nếu đăng ký nhiều người đại diện, Điều lệ phải phân định thẩm quyền rõ ràng; nếu chỉ có một người, cần tính trước phương án ủy quyền và duy trì hoạt động khi người đó vắng mặt.
Có thể, nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật áp dụng và phù hợp chức danh quản lý của doanh nghiệp. Công ty vẫn phải bảo đảm có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam; cần kiểm tra thêm quy định về nhập cảnh, cư trú và lao động khi liên quan.
Về nguyên tắc, pháp luật doanh nghiệp không đặt ra lệnh cấm chung đối với mọi trường hợp một cá nhân làm đại diện cho nhiều công ty. Tuy nhiên, cần kiểm tra các giới hạn đối với từng đối tượng, vị trí quản lý, ngành nghề kinh doanh và nguy cơ xung đột lợi ích.
Có. Công ty thực hiện quyết định nội bộ theo thẩm quyền và thủ tục đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Không nên chỉ thay đổi trên giấy tờ nội bộ mà bỏ qua thủ tục đăng ký bắt buộc.
