Sau khi đăng ký hộ kinh doanh cần làm những việc gì?

Trước khi bắt đầu hoặc trong giai đoạn đầu hoạt động, chủ hộ nên thực hiện lần lượt các công việc dưới đây. Một số thủ tục áp dụng cho mọi hộ kinh doanh; một số khác chỉ phát sinh khi vượt ngưỡng doanh thu, sử dụng lao động hoặc kinh doanh ngành nghề có điều kiện.

1. Kiểm tra thông tin trên giấy chứng nhận và dữ liệu đăng ký thuế.
2. Chuẩn bị địa điểm, biển hiệu và giấy phép chuyên ngành nếu ngành nghề yêu cầu.
3. Thiết lập tài khoản giao dịch, thông báo thông tin tài khoản hoặc ví điện tử liên quan đến kinh doanh theo quy định.
4. Theo dõi doanh thu, ghi chép sổ sách và xác định chế độ thông báo doanh thu hoặc kê khai, nộp thuế.
5. Kiểm tra nghĩa vụ hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội và hồ sơ lao động nếu có.

1. Kiểm tra giấy chứng nhận và thông tin đăng ký thuế

Đối chiếu tên hộ kinh doanh, tên chủ hộ, địa chỉ trụ sở, ngành nghề và những thông tin đã kê khai. Nếu có sai sót hoặc thay đổi, liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt trụ sở để thực hiện thủ tục phù hợp. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ; thông tin đăng ký được trao đổi giữa hệ thống đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Vì vậy, không mặc nhiên phải đăng ký một mã số thuế mới riêng cho chính hộ kinh doanh đã được cấp giấy.

Nên lưu bản điện tử và bản giấy của giấy chứng nhận, thông báo từ cơ quan quản lý, thông tin tài khoản thuế điện tử và hồ sơ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh khi cần.

2. Chuẩn bị địa điểm kinh doanh và giấy phép chuyên ngành

Kiểm tra việc sử dụng địa điểm có phù hợp quy định liên quan đến nhà ở, đất đai, an toàn, phòng cháy chữa cháy và ngành nghề đang kinh doanh hay không. Biển hiệu tại cơ sở cần thể hiện thông tin phù hợp và đáp ứng quy định về biển hiệu, quảng cáo. Không nên hiểu việc được cấp giấy đăng ký hộ kinh doanh đồng nghĩa đã được cấp mọi giấy phép chuyên ngành.

Chẳng hạn, cơ sở sản xuất hoặc kinh doanh thực phẩm, dịch vụ ăn uống, cơ sở có hoạt động thuộc danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện có thể phải đáp ứng tiêu chuẩn, giấy chứng nhận hoặc thủ tục chuyên ngành tương ứng. Kiểm tra điều kiện cụ thể trước khi đi vào hoạt động; có trường hợp được miễn giấy chứng nhận nhưng vẫn phải tuân thủ điều kiện an toàn.

3. Thiết lập tài khoản ngân hàng, ví điện tử và giao dịch thuế điện tử

Nên tách dòng tiền kinh doanh khỏi chi tiêu sinh hoạt để dễ đối chiếu doanh thu, khoản hoàn trả và chứng từ. Đăng nhập hoặc kích hoạt phương thức giao dịch thuế điện tử phù hợp để nhận thông báo, gửi hồ sơ và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Đối với tài khoản ngân hàng, ví điện tử liên quan đến hoạt động kinh doanh, hộ kinh doanh thực hiện thông báo điện tử cho cơ quan thuế theo Mẫu 01/BK-STK khi thuộc diện áp dụng. Hộ mới ra kinh doanh gửi thông báo này cùng thông báo doanh thu hoặc tờ khai thuế đầu tiên của năm; nếu thông tin tài khoản thay đổi, cần cập nhật theo quy định. Không nên kết luận rằng hộ có doanh thu nhỏ thì chắc chắn được miễn thông báo tài khoản.

4. Xác định nghĩa vụ thuế theo doanh thu năm 2026

Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh không còn nộp thuế theo phương pháp khoán và không còn nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài. Tuy vậy, hộ vẫn phải theo dõi, thông báo doanh thu hoặc kê khai thuế theo trường hợp tương ứng. Ngưỡng doanh thu năm không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là từ 1 tỷ đồng trở xuống; trên 1 tỷ đồng/năm thuộc diện xem xét nghĩa vụ thuế GTGT, TNCN theo quy định, tùy hoạt động và phương pháp tính.

Hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống

Nhìn chung, nhóm này không phải nộp thuế GTGT và TNCN từ hoạt động kinh doanh thuộc phạm vi ngưỡng miễn, nhưng vẫn phải thông báo doanh thu thực tế phát sinh. Mẫu thông báo là 01/TKN-CNKD; đối với doanh thu năm 2026, thời hạn thông báo thông thường chậm nhất là ngày 31/01/2027. Nếu có nghĩa vụ về loại thuế khác hoặc hoạt động đặc thù, vẫn cần thực hiện riêng theo quy định áp dụng.

Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm

Cần xác định phương pháp tính thuế, kỳ kê khai và các khoản thuế phát sinh dựa trên ngành nghề, doanh thu và hồ sơ thực tế. Hồ sơ khai thuế có thể sử dụng Mẫu 01/CNKD; trường hợp tính TNCN theo thu nhập tính thuế còn có yêu cầu quyết toán với Mẫu 02/CNKD-TNCN-QTT. Chủ hộ nên kiểm tra hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trước kỳ kê khai đầu tiên để tránh áp dụng nhầm phương pháp.

5. Kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử

Đối với hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, quy định năm 2026 yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức phù hợp, bao gồm hóa đơn có mã cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Trường hợp chưa vượt ngưỡng, hộ có nhu cầu và đáp ứng điều kiện có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Nếu mới thành lập hoặc phát sinh vượt ngưỡng trong năm, cần theo dõi mốc phát sinh và thực hiện đăng ký trong thời hạn quy định, thay vì chờ hết năm mới xử lý. Khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hộ cần lập hóa đơn đúng quy định cho giao dịch thuộc diện phải lập hóa đơn, kể cả khi khách mua lẻ không yêu cầu nhận hóa đơn.

6. Mở sổ ghi chép và lưu chứng từ kinh doanh

Ngay từ ngày bắt đầu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, hãy lập hệ thống theo dõi doanh thu theo ngày, kênh bán, phương thức thanh toán; đồng thời lưu các chứng từ mua vào, chi phí, hàng tồn và khoản hoàn trả phù hợp với hoạt động. Chọn sổ kế toán theo chế độ áp dụng, chẳng hạn sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ Mẫu S1a-HKD đối với trường hợp tương ứng.

Ghi chép đều đặn giúp đối chiếu số tiền thực nhận với doanh thu phải thông báo hoặc kê khai. Đối với bán hàng trên nhiều nền tảng và tại nhiều cửa hàng, nên tổng hợp dữ liệu theo toàn bộ hoạt động của cùng hộ, không chỉ theo một tài khoản nhận tiền.

7. Kiểm tra nghĩa vụ bảo hiểm xã hội và sử dụng lao động

Từ năm 2026, chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh, kê khai doanh thu năm trên 1 tỷ đồng và thuộc diện phải nộp thuế GTGT, TNCN thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc. Chủ hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống chưa thuộc diện bắt buộc theo giai đoạn này, có thể cân nhắc BHXH tự nguyện. Theo lộ trình, nhóm chủ hộ còn lại thuộc diện BHXH bắt buộc từ ngày 01/7/2029.

Nếu thuê lao động, hộ kinh doanh cần xem xét hợp đồng lao động, tiền lương, an toàn lao động và việc tham gia các loại bảo hiểm bắt buộc đối với từng người lao động theo điều kiện luật định. Nghĩa vụ của người lao động không đồng nhất với nghĩa vụ BHXH của chính chủ hộ.

8. Theo dõi thay đổi thông tin, địa điểm và tình trạng hoạt động

Trong quá trình vận hành, việc thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh cần được thông báo hoặc đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã theo thời hạn áp dụng. Nếu mở thêm địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở, hộ phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trụ sở trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi địa điểm đi vào hoạt động. Tạm ngừng, tiếp tục hoặc chấm dứt hoạt động cũng cần thực hiện thủ tục tương ứng; không nên chỉ ngừng bán hàng mà bỏ qua nghĩa vụ thông báo.

Bảng kiểm nhanh sau khi nhận giấy đăng ký hộ kinh doanh

Kết luận

Sau khi đăng ký hộ kinh doanh, ưu tiên quan trọng nhất là kiểm tra thông tin đăng ký, bảo đảm đủ điều kiện hoạt động, tổ chức sổ sách và lựa chọn đúng chế độ thông báo doanh thu, thuế, hóa đơn và bảo hiểm. Đặc biệt, không áp dụng máy móc những hướng dẫn về thuế khoán hay lệ phí môn bài của giai đoạn trước năm 2026.