Hóa đơn và hồ sơ thuế điện tử phải được lưu trữ như thế nào?

Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung), hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Người lưu trữ có thể lựa chọn giải pháp phù hợp với hoạt động của mình nhưng phải bảo đảm an toàn, bảo mật, đầy đủ, toàn vẹn, không làm sai lệch dữ liệu và có thể in ra giấy hoặc tra cứu khi được yêu cầu.

Đối với hồ sơ thuế điện tử, quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế yêu cầu lưu trữ theo thời hạn áp dụng cho chứng từ tương ứng ở dạng giấy, phù hợp với môi trường lưu trữ điện tử. Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2023 còn đặt ra yêu cầu về khả năng truy cập để tham chiếu, giữ nguyên hoặc thể hiện chính xác thông tin, cũng như xác định được nguồn gốc và thời điểm gửi, nhận dữ liệu.

Vì vậy, chỉ lưu bản PDF đã in hoặc ảnh chụp màn hình mà không giữ đầy đủ dữ liệu, thông tin xác thực và lịch sử giao dịch cần thiết có thể không đáp ứng được yêu cầu đối chiếu trong từng trường hợp.

Cần bảo đảm những điều kiện nào khi lưu trữ?

Dữ liệu đầy đủ, toàn vẹn và có thể truy xuất

Doanh nghiệp nên giữ tệp hóa đơn điện tử ở định dạng gốc nhận được hoặc định dạng bảo toàn chính xác thông tin; đồng thời lưu các dữ liệu liên quan như mã cơ quan thuế (nếu có), thông tin ký số, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và bằng chứng gửi, nhận. Hồ sơ thuế nên được lưu cùng tờ khai, phụ lục, thông báo tiếp nhận hoặc chấp nhận của hệ thống, chứng từ nộp thuế và các quyết định liên quan nếu phát sinh.

An toàn, bảo mật và khả năng phục hồi

Thiết lập phân quyền người xem, sửa, xuất và xóa; sao lưu định kỳ ở vị trí độc lập; kiểm tra việc khôi phục dữ liệu; ghi nhận thay đổi hoặc thao tác truy cập quan trọng. Đây là các biện pháp vận hành được khuyến nghị để thực hiện yêu cầu pháp lý về an toàn và bảo mật, không phải một cấu hình kỹ thuật cố định bắt buộc cho mọi đơn vị.

Có thể tra cứu và cung cấp khi được yêu cầu

Tổ chức lưu trữ theo năm, kỳ tính thuế, loại hồ sơ và mã số thuế để tìm lại nhanh chóng. Hệ thống cần cho phép đọc và trích xuất dữ liệu trong toàn bộ thời gian phải lưu trữ. Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, tài liệu cần được tra cứu hoặc in ra theo quy định áp dụng; với tài liệu kế toán lưu điện tử, việc in và xác nhận để cung cấp thực hiện theo Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử và hồ sơ thuế phải lưu trữ bao lâu?

Không có một thời hạn duy nhất cho mọi hồ sơ thuế điện tử. Thời hạn phụ thuộc vào tính chất tài liệu và quy định pháp luật điều chỉnh loại hồ sơ đó. Với hóa đơn là chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, thời hạn lưu trữ thông thường là ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Mốc bắt đầu tính thời hạn cũng phải xác định theo từng loại tài liệu. Với nhiều chứng từ kế toán, thời hạn được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; không mặc nhiên tính từ ngày tải tệp về máy.

Đặc biệt, chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế dù đã hết thời hạn lưu trữ vẫn cần tiếp tục giữ nếu việc hủy ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hệ thống hoặc các chứng từ điện tử đang lưu hành; chỉ tiêu hủy khi bảo đảm không ảnh hưởng đến các giao dịch khác theo quy định về giao dịch thuế điện tử.

Cách tổ chức kho lưu trữ điện tử dễ kiểm tra, đối chiếu

Một quy trình thực tế có thể triển khai theo các bước sau:

1. Tiếp nhận tệp hóa đơn, chứng từ và hồ sơ thuế từ nguồn phát hành hoặc cổng giao dịch, kiểm tra tính đầy đủ và thông tin định danh.
2. Phân loại theo đơn vị, năm, kỳ thuế và nhóm nghiệp vụ; liên kết hóa đơn với chứng từ thanh toán, điều chỉnh hoặc thay thế nếu có.
3. Lưu tệp dữ liệu và tài liệu xác nhận có liên quan; hạn chế ghi đè bản đã được phát hành hoặc nộp.
4. Thiết lập quyền truy cập, lịch sao lưu, quy trình phục hồi và thời hạn giữ theo từng nhóm hồ sơ.
5. Định kỳ kiểm tra khả năng mở tệp, truy xuất, đối chiếu và xuất trình; xử lý lỗi trước khi dữ liệu không còn đọc được.

Ví dụ về tên thư mục nội bộ: 2026 / Thuế GTGT / Quý 3 / Tờ khai - Phụ lục - Thông báo. Đây chỉ là gợi ý sắp xếp; pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp sử dụng đúng cách đặt tên này.

Những sai sót cần tránh khi lưu trữ

• Chỉ lưu bản hiển thị hoặc ảnh chụp, bỏ mất tệp gốc và các dữ liệu phục vụ xác minh, đối chiếu.
• Nhầm việc dữ liệu đã gửi lên hệ thống thuế với việc đã xây dựng đầy đủ kho lưu trữ nội bộ của đơn vị.
• Xóa hóa đơn cũ hoặc chứng từ liên quan khi phát sinh hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
• Không phân loại thời hạn bảo quản, áp dụng chung mốc 5 năm hay 10 năm cho tất cả tài liệu.
• Chỉ lưu ở một thiết bị hoặc một tài khoản mà không có phương án phục hồi và bàn giao khi thay đổi nhân sự.

Kết luận

Để lưu trữ hóa đơn và hồ sơ thuế điện tử đúng quy định, cần bảo đảm phương tiện lưu điện tử phù hợp, dữ liệu đầy đủ và toàn vẹn, khả năng tra cứu hoặc cung cấp khi được yêu cầu và thời hạn lưu trữ xác định theo từng loại chứng từ. Doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ định kỳ để vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý, vừa chủ động khi giải trình, kiểm tra thuế.