Chi phí phúc lợi được trừ tối đa bao nhiêu?

Theo điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, phần chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế là khoản không được trừ. Như vậy, tổng chi phúc lợi thuộc nhóm này được xét trong phạm vi tối đa một tháng lương bình quân của doanh nghiệp, với điều kiện đáp ứng các yêu cầu về khoản chi được trừ.

Đây là giới hạn tổng cộng của doanh nghiệp trong năm tính thuế, không phải hạn mức một tháng lương riêng cho từng người lao động hay cho từng loại phúc lợi. Phần vượt mức phải loại khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Những khoản phúc lợi nào thuộc phạm vi giới hạn?

Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động được nêu trong quy định bao gồm:

• Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
• Chi nghỉ mát, tham quan hoặc các chương trình nghỉ dưỡng có tính chất phúc lợi cho người lao động.
• Chi hỗ trợ điều trị, khám bệnh, chữa bệnh.
• Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp.
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau.
• Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
• Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, Tết cho người lao động.
• Chi bảo hiểm tai nạn không bắt buộc, bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm tự nguyện khác, trừ những khoản bảo hiểm thuộc nhóm có quy định riêng.
• Các khoản khác thực chất là phúc lợi trực tiếp dành cho người lao động.

Không nên mặc nhiên xếp mọi khoản chi cho nhân sự vào giới hạn này. Chẳng hạn, các khoản tiền lương, thưởng, đào tạo nghề phục vụ công việc hoặc một số khoản bảo hiểm được pháp luật quy định theo cơ chế riêng phải được phân loại theo đúng bản chất và điều kiện áp dụng. Đặc biệt, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện và khoản đóng góp hưu trí bổ sung thuộc trường hợp có quy định riêng tại điểm đ khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Cách xác định một tháng lương bình quân thực tế

Doanh nghiệp hoạt động đủ 12 tháng

Mức chi phúc lợi tối đa để xem xét được trừ = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm tính thuế / 12.

Doanh nghiệp hoạt động chưa đủ 12 tháng

Mức chi phúc lợi tối đa để xem xét được trừ = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm tính thuế / Số tháng thực tế hoạt động trong năm.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định; không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước được chi trong năm quyết toán.

Ví dụ tính mức chi được trừ

Giả sử doanh nghiệp hoạt động đủ 12 tháng, quỹ tiền lương thực hiện là 12 tỷ đồng và tổng chi phúc lợi trực tiếp hợp lệ là 1,3 tỷ đồng. Mức khống chế bằng 12 tỷ / 12 = 1 tỷ đồng. Khi đó, 1 tỷ đồng phúc lợi có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện khác; 300 triệu đồng vượt mức không được trừ. Đây là ví dụ tính toán giả định, không phải số liệu của doanh nghiệp cụ thể.

Điều kiện để khoản chi phúc lợi được chấp nhận

Ngoài giới hạn một tháng lương, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện chung về khoản chi được trừ tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các hướng dẫn có liên quan.

• Khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ chính sách phúc lợi cho người lao động và được chứng minh có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp theo quy định áp dụng.
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và hồ sơ đủ để xác định nội dung, đối tượng nhận, giá trị và thời điểm phát sinh.
• Đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thuộc diện áp dụng, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Không thuộc khoản chi bị loại trừ theo quy định riêng; không tính trùng một khoản chi tại nhiều nhóm chi phí.

Tùy hình thức phúc lợi, hồ sơ thực tế có thể bao gồm quy chế hoặc quyết định phúc lợi, danh sách người lao động thụ hưởng, đề nghị thanh toán, hóa đơn mua hàng hoặc dịch vụ, hợp đồng, biên bản, chứng từ chi trả và tài liệu liên quan. Đây là gợi ý tổ chức hồ sơ; không phải danh mục giấy tờ bắt buộc giống nhau cho mọi khoản chi.

Các bước kiểm tra khi quyết toán thuế TNDN

1. Phân loại từng khoản: xác định có thực sự là phúc lợi trực tiếp hay thuộc chế độ tiền lương, đào tạo, bảo hiểm hoặc khoản chi riêng.
2. Tập hợp tổng chi phúc lợi trực tiếp phát sinh trong năm, đối chiếu hóa đơn, chứng từ và điều kiện thanh toán.
3. Xác định quỹ tiền lương thực hiện và số tháng hoạt động thực tế trong năm tính thuế.
4. Tính giới hạn 01 tháng lương bình quân; so sánh tổng chi thuộc nhóm phúc lợi với mức khống chế.
5. Loại phần vượt giới hạn và các khoản chưa đáp ứng điều kiện chứng từ, thanh toán khi xác định thu nhập chịu thuế.

Kết luận

Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động được xem xét trừ tối đa bằng một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Để tránh loại chi phí khi quyết toán, doanh nghiệp cần kiểm tra cả bản chất khoản chi, cách tính quỹ lương, mức khống chế và chứng từ tương ứng; riêng các khoản có cơ chế thuế riêng cần được hạch toán, xác định theo đúng quy định chuyên biệt.