Chi phí tiền lương được trừ cần những hồ sơ gì?

Bộ hồ sơ thực tế nên thể hiện được bốn mắt xích: quan hệ lao động hoặc giao việc; công việc và mức hưởng; tính lương; thanh toán. Không phải tài liệu nào trong danh mục dưới đây cũng là giấy tờ bắt buộc riêng biệt cho mọi trường hợp, nhưng chứng từ phải phù hợp với cách doanh nghiệp sử dụng và trả công cho người lao động.

Ví dụ: nhân viên hưởng lương tháng thường cần hợp đồng, dữ liệu chấm công hoặc tài liệu xác nhận thời gian làm việc theo cơ chế quản lý của doanh nghiệp, bảng lương và chứng từ chi trả. Người hưởng lương theo sản phẩm cần thêm căn cứ xác định số lượng, chất lượng hoặc sản phẩm đã nghiệm thu.

Điều kiện để chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế TNDN

Khoản lương phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh

Doanh nghiệp cần chứng minh khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đủ chứng từ theo quy định. Hồ sơ phải cho thấy người nhận lương thực sự làm việc hoặc thực hiện nhiệm vụ mà doanh nghiệp thuê, không chỉ có tên trong bảng lương.

Mức hưởng và điều kiện hưởng phải có căn cứ

Mức lương, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản trả thêm cần được thể hiện nhất quán trong hợp đồng, thỏa ước, quy chế hoặc quyết định áp dụng phù hợp từng khoản. Đối với tiền thưởng, nên lưu thêm căn cứ xét thưởng, quyết định và bảng tính để giải thích vì sao khoản tiền phát sinh.

Không thuộc trường hợp chi phí tiền lương bị loại

Cần rà soát các khoản chi cho người lao động thuộc phạm vi khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đặc biệt các khoản đã ghi nhận nhưng chưa thực chi hoặc không có chứng từ và các khoản có điều kiện hưởng không rõ ràng. Với khoản trích trước hoặc tiền lương chưa thanh toán tại thời điểm lập quyết toán, phải kiểm tra quy định áp dụng cho đúng kỳ tính thuế, thay vì mặc định mọi khoản hạch toán đều được trừ ngay.

Trả lương từ 5 triệu đồng/lần phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026, kể từ ngày 15/12/2025, đối với khoản tiền lương hoặc tiền công thanh toán từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ. Chứng từ không dùng tiền mặt xác định theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Đối với lần trả lương dưới 5 triệu đồng bằng tiền mặt, khoản chi vẫn có thể được trừ nếu phù hợp quy định về lao động, kế toán và có đầy đủ chứng từ. Không nên hiểu ngưỡng này là căn cứ để cố ý chia nhỏ một khoản thanh toán nhằm né điều kiện chứng từ.

Cách sắp xếp hồ sơ chi phí tiền lương theo từng kỳ

1. Lưu hồ sơ lao động theo từng nhân sự: hợp đồng, phụ lục, thay đổi lương và các quyết định liên quan.
2. Tập hợp dữ liệu chấm công, khối lượng hoặc nghiệm thu; đối chiếu kỳ làm việc với quy chế trả lương.
3. Lập bảng lương với các cột tổng thu nhập, khấu trừ, thực lĩnh; kiểm tra sự nhất quán với hợp đồng và hồ sơ tính lương.
4. Đối chiếu từng khoản đã thanh toán với tài khoản nhận, ngày chuyển, số tiền và chứng từ tương ứng; đặc biệt kiểm tra ngưỡng 5 triệu đồng từng lần.
5. Đối chiếu số liệu với sổ kế toán, hồ sơ thuế TNCN và bảo hiểm xã hội tương ứng; giải trình mọi khoản chênh lệch trước khi quyết toán thuế.

Những lỗi hồ sơ tiền lương dễ dẫn đến rủi ro bị loại chi phí

• Có hợp đồng và bảng lương nhưng không chứng minh được công việc thực tế hoặc kết quả trả công.
• Bảng chấm công, bảng lương và chứng từ thanh toán không khớp kỳ, người nhận hoặc số tiền.
• Tiền thưởng, phụ cấp không có căn cứ xác định mức hưởng hoặc quyết định áp dụng phù hợp.
• Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng/lần trong giai đoạn áp dụng quy định mới nhưng thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nhầm hồ sơ kê khai thuế TNCN hay bảo hiểm xã hội là bằng chứng thay thế toàn bộ hồ sơ lao động và chứng từ chi lương.

Khi rà soát, doanh nghiệp nên ưu tiên sửa quy trình lập và lưu chứng từ ngay tại thời điểm phát sinh, thay vì bổ sung hồ sơ hồi tố không phản ánh đúng giao dịch thực tế.

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc phải có bảng chấm công để được trừ tiền lương không?

Không nên xem bảng chấm công là chứng từ duy nhất áp dụng cho mọi hình thức trả lương. Tài liệu chứng minh công việc phải phù hợp phương thức trả lương: theo thời gian có thể cần dữ liệu làm việc; theo sản phẩm hoặc khoán cần xác nhận sản phẩm, khối lượng hoặc kết quả nghiệm thu.

Chi phí tiền lương có cần hóa đơn VAT không?

Tiền lương trả cho người lao động theo quan hệ lao động không phải khoản mua hàng hóa, dịch vụ cần hóa đơn VAT theo cách thông thường. Doanh nghiệp cần bộ chứng từ lao động, tính lương và chi trả phù hợp; trường hợp thuê dịch vụ độc lập có bản chất khác phải xem xét riêng.

Lương đã hạch toán nhưng chưa trả có được tính chi phí được trừ không?

Không thể kết luận chỉ từ bút toán hạch toán. Cần đối chiếu thời điểm chi thực tế, điều khoản thanh toán và trường hợp không được trừ theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, cùng quy định áp dụng cho kỳ tính thuế liên quan.

Kết luận

Hồ sơ chi phí tiền lương được trừ cần chứng minh rõ ai làm việc, hưởng bao nhiêu, tính theo căn cứ nào và đã được thanh toán như thế nào. Khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời tính thực tế của khoản chi, căn cứ tính lương, điều kiện không được trừ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với lần trả lương từ 5 triệu đồng theo quy định áp dụng từ ngày 15/12/2025.