Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh gồm những giấy tờ nào?

Theo khoản 2 Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh gồm giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh và, trong trường hợp hộ do các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập, bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh. Văn bản ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực.

Mỗi lần thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, người đăng ký chỉ phải nộp một bộ hồ sơ. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã không được yêu cầu thêm giấy tờ ngoài thành phần hồ sơ do nghị định quy định; tuy vậy, các giấy tờ liên quan đến đại diện nộp hồ sơ hoặc xác minh căn cước có thể phát sinh theo tình huống riêng.

Cách chuẩn bị từng loại giấy tờ trong hồ sơ

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

Người đăng ký sử dụng mẫu giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh thuộc Phụ lục II của hệ thống biểu mẫu hiện hành, được ban hành theo Thông tư 68/2025/TT-BTC và các sửa đổi, bổ sung có hiệu lực tại thời điểm nộp. Thông tư 121/2026/TT-BTC đã sửa đổi, bổ sung Thông tư 68/2025/TT-BTC; vì vậy nên lấy biểu mẫu mới nhất trên cổng dịch vụ công hoặc tại cơ quan tiếp nhận thay vì dùng lại file mẫu cũ.

Trước khi điền mẫu, nên chuẩn bị chính xác tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, ngành nghề dự kiến hoạt động, vốn kinh doanh, thông tin chủ hộ và các thành viên đăng ký (nếu có), số điện thoại cùng những thông tin đăng ký thuế mà mẫu yêu cầu. Thông tin định danh cá nhân cần thống nhất với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình

Giấy tờ này áp dụng khi nhiều thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thành lập hộ kinh doanh và chọn một người làm chủ hộ. Hồ sơ nộp bản sao văn bản ủy quyền đã được công chứng hoặc chứng thực. Đây là loại ủy quyền khác với văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ thay chủ hộ.

Những giấy tờ chỉ cần bổ sung trong trường hợp đặc biệt

• Nhờ cá nhân khác thực hiện thủ tục: kèm văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục; loại văn bản này không bắt buộc công chứng, chứng thực.
• Thuê tổ chức dịch vụ thực hiện thủ tục: kèm bản sao hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu cho người trực tiếp thực hiện; trường hợp dịch vụ bưu chính áp dụng giấy tờ tương ứng theo Điều 93.
• Nộp hồ sơ giấy: người nộp xuất trình thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước hoặc sử dụng căn cước điện tử để xác minh. Xuất trình không đồng nghĩa với việc phải mặc định nộp bản sao căn cước trong mọi bộ hồ sơ.
• Kết nối dữ liệu dân cư bị gián đoạn: hồ sơ có kê khai thông tin cá nhân phải kèm bản sao thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước còn hiệu lực của cá nhân liên quan theo khoản 3 Điều 92.

Lưu ý: giấy tờ chứng minh điều kiện hoạt động của ngành nghề kinh doanh có điều kiện không mặc nhiên là thành phần hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh theo Điều 99. Tuy nhiên, hộ kinh doanh phải đáp ứng điều kiện chuyên ngành trước và trong quá trình hoạt động.

Nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh ở đâu và bằng cách nào?

Hồ sơ được giải quyết bởi cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở. Người đăng ký có thể chọn nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử. Với hình thức nộp trực tiếp hoặc nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã, có thể thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong cùng tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở; cơ quan nơi đặt trụ sở vẫn là đơn vị giải quyết.

Nếu nộp trực tuyến, hồ sơ giấy được chuyển thành văn bản điện tử tương ứng, kê khai thống nhất trên hệ thống, có thông tin liên hệ và được ký số theo yêu cầu. Người nộp sử dụng tài khoản định danh điện tử để truy cập hệ thống đăng ký. Giấy tờ ủy quyền nếu có cũng được đính kèm ở dạng điện tử.

Thời hạn xử lý hồ sơ và cách hạn chế bị yêu cầu bổ sung

Theo Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nếu đủ điều kiện; nếu chưa đủ điều kiện, cơ quan này thông báo bằng văn bản lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Người đăng ký cần nộp lệ phí theo quy định khi nộp hồ sơ.

Trước khi gửi, nên kiểm tra các nội dung sau:

• Đã sử dụng đúng phiên bản giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh hiện hành.
• Tên, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, số điện thoại và thông tin cá nhân đã điền đầy đủ, thống nhất.
• Đã có bản sao ủy quyền công chứng hoặc chứng thực nếu nhiều thành viên hộ gia đình cùng thành lập.
• Có giấy tờ ủy quyền thực hiện thủ tục nếu người nộp thay chủ hộ.
• Nếu nộp trực tuyến, các tệp điện tử rõ nét và hoàn thành thao tác ký số.

Câu hỏi thường gặp

Có phải nộp bản sao căn cước trong mọi hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh không?

Không. Khi nộp hồ sơ bằng bản giấy, người nộp xuất trình giấy tờ căn cước hoặc sử dụng căn cước điện tử; bản sao thẻ căn cước có thể phải kèm theo nếu kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn theo quy định.

Một cá nhân tự đăng ký có cần công chứng hồ sơ không?

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh không có yêu cầu công chứng chỉ vì người đăng ký tự đứng tên. Yêu cầu công chứng hoặc chứng thực nêu trên áp dụng cho văn bản ủy quyền giữa các thành viên hộ gia đình khi cùng đăng ký thành lập.

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh trực tuyến có khác hồ sơ giấy không?

Thành phần giấy tờ cơ bản không khác, nhưng hồ sơ trực tuyến phải thể hiện dưới dạng điện tử và đáp ứng yêu cầu về kê khai thông tin, ký số, thông tin liên hệ và tài liệu ủy quyền nếu có.